Liste des tâches pour l'organisation d'une conf FPW:
ci-dessous un brain dump très partiel de trucs à faire par les organisateurs avant et pendant une conf à La Villette,
qui pourrait servir de check-list pour les organisateurs de la prochaine conférence
demander à Philippe si une liste de ce genre existe déjà, il me semble avoir
il faut plus d'organisateurs, avec des rôles mieux identifiés
il faut 5 volontaires organisateurs pour toute la durée de la conférence et le jour avant
problème de gestion de projet :
- il faut déléguer les tâches à temps, sinon trop de pression sur les quelques organisateurs
- il faut être plus proche de la CdSI pour éviter la surprise "ah ben non, demain vous n'aurez pas la 3e salle"
- il faut mieux contacter les fournisseurs (T-shirts, Ubicast...) : un seul contact par fournisseur, un mois avant tout doit être bouclé/reçu.
- le budget doit être établi TTC (on ne récupère pas la TVA), et tenir compte d'éventuels frais de port.
lister les hôtels, restos à proximité
à chaque fois je me dis aussi qu'on devrait donner plus d'infos pour mieux exploiter le site de La Villette,
qui est quand même assez extra (enfin moi j'en suis fan depuis longue date) -k
il faut s'orienter plus débutants, intermédiaires, promotion du langage Perl
il y a une demande d'information sur la programmation, etc.
il faut essayer de capter ça
(accessoirement ça serait bien de faire quelque chose qui n'intéresse pas que les hommes)
il faudrait plein de cartes de visite ou de tracts avec le minimum:
- adresses site mongueurs, réunions, mailing listes
- adresses générales sur Perl
- explication brève de ce qu'est Perl par rapport aux autres langages, ce qu'est un langage de programmation
il faut profiter du site, qui est un endroit pour éduquer le grand public
le site de la conf ne s'affiche pas sur IE 7 et IE <7
il faut faire des relances plus fréquentes sur les listes de diff
il faut creer une liste pour une newsletter et communiquer tous les mois, puis toutes les semaines les dernieres semaines.
check-list
il faut faire une check list pour des guidelines de la future conf, lister toutes les tâches à faire et des deadlines,
du genre:
- système de paiement en ligne : dès qu'on sait qu'on fera la conférence
- commander t-shirts : J - 1 mois
- réception t-shirts : J - 1 semaine
- commande croissants : J - 1 semaine
avoir des tableaux noirs ou blancs dans chaque salle de conf
prévoir des petites bouteilles d'eau pour les conférenciers ?
il faut désigner qqun pour chaque conf qui donne les limites de temps et qui donne le micro quand il y a des questions
Concernant les pauses :
- du lait avec le café
- s'en occuper pendant la conf, c'est 1 personne à temps plein (surtout le matin)
- il faut prévoir du thé/tisane (style une bouilloire électrique et des sachets au minimum), par exemple 2 thermos de café / 1 d'eau chaude
- l'association possede 3 thermos (2 fonctionnels, et Laurent Boivin (Elbeho) suit le remplacement du 3e)
- avoir des biscuits, des gateaux secs pour les pauses de l'après-midi
- avoir des nappes en papiers et de quoi nettoyer les tables
- prévoir plus de packs d'eau
Concernant l'accueil :
- A la CdSI, il ne faut pas commencer les conf avant 10h. Normalement, le public n'a pas accès aux lieux avant 9h30 (et les organisaturs avant 8h).
l'accès à la Cité Numérique avant l'ouverture au grand public se fait par une porte de secours sur le côté
- il faut indiquer avec des posters et des flèches que les personnes assistant à la conférence doivent faire le tour
- l'emplacement et le chemin d'accès aux toilettes devrait être indiqué
- avoir un espèce de registre pour savoir qui vient, d'où il connait la conférence, est-ce qu'il veut qu'on le previenne pour la prochaine conf...
DEB------------------------------
Au niveau organisation, nous devrions représenter sous forme de shéma les relations entre les différentes étapes de la préparation.
Par exemple connaitre les sponsors bien avant d'imprimer l'affiche afin de la placarder dans les universités et autres places publiques bien avant l'évènement.
Maintenant que je connais la salle ou il y a des portables, on pourrait peut-être organiser des sessions découvertes du langage avec atelier pratique.
Je pensais aussi que l'on pourrait peut-être organiser un hackathlon lors d'une édition. Je me suis rendu compte qu'il y avait quand même des pointures parmis nous lors des journées Perl.
sdeseille
FIN------------------------------
Last modified: 17/09/09 00:52 by Kai Carver (kai)
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